Отказное письмо

В нашем достаточно часто меняющемся законодательстве разобраться не так просто, особенно в части его, касающейся сертификации той или иной продукции, как отечественного производства, так и ввозимой из-за рубежа.

Чтобы избежать путаницы и несогласованности между органами сертификации и проверяющими, а также в некоторой степени упростить жизнь предпринимателям, в обиход было введено понятие «отказное письмо».

Что из себя представляет отказное письмо.

Отказное письмо является официальным документом, который выдается государственным органом сертификации. В письме говорится о том, что определенная продукция не подлежит обязательной сертификации либо ее соответствие подтверждается декларацией о соответствии. Основанием для выдачи отказного письма является утвержденный Список товаров, для которых требуется подтверждение проведения обязательной сертификации при выпуске на таможенную территорию Российской Федерации, на территорию Российской Федерации и «Порядок ввоза на территориюРоссийской Федерации, товаров, подлежащих обязательной сертификации». Если ни в одном из этих документов не установлено, что товар должен пройти обязательную сертификацию – выдается официальное письмо на официальном бланке выдавшего его органа сертификации, заверяется гербовой печатью, а с 2004 года каждый бланк еще и оснащен голографическим элементом, исключающим подделку документа.

Для чего требуется отказное письмо?

Если товар не подлежит обязательной сертификации, то оформление отказного письма может понадобиться вам в двух случаях:

Для проверяющих. Проверяющими, как правило, оказываются налоговая служба, санитарно-эпидемиологическая и таможенные органы (если товар ввозится через границу). В этом случае во-первых в тексте письма будет указано, что направляется оно непосредственно в адрес таможенной службы, а во-вторых должен быть отмечен номер и дата документа, согласно которому данный товар пересекает границу страны. Для оформления отказного письма для таможни предоставляются следующие документы: запрос, контракт, инвойс/счет-фактура, описание продукции. Особенность: оформляется только ВНИИСом (Всероссийский Научно Исследовательский Институт Сертификации).
Для торговли. Если продукция предназначена для дальнейшей продажи на территории страны, будь то реализация в собственных торговых точках или оптовая продажа более мелким торговым структурам, в любом случае вы столкнетесь с запросами от покупателей относительно сертификата качества, подтверждающего соответствие поставляемого вами товара требованиям контролирующих органов. Объяснять каждому, что сертификация именно вашего товара не проводится – дело хлопотное и неблагодарное. Гораздо проще к каждой партии товара вместо сертификата качества приложить копию отказного письма, в котором и будет изложено, на основании какого нормативного документа сертификация не производилась. Этот тип отказного письма можно получить в местном подразделении органа стандартизации. Направлено оно будет на имя руководителя предприятия. Для его получения необходимо предоставить запрос, в котором обязательно указывается название и адрес заявителя, Ф.И.О. руководителя и наименование продукции.

Хотя для торгующих организаций иногда более приемлемым вариантом оказывается вариант, когда предприятия прибегают к процедуре добровольной сертификации продукции. Это обеспечивает им гарантированное отсутствие придирок и претензий со стороны проверяющих органов и лояльность и уважение партнеров по бизнесу.

На что выдаются отказные письма?

В первом приближении список товаров, не подлежащих обязательной сертификации, выглядит следующим образом:

- Продукция, бывшая в употреблении;

- Продукция, ввозимая в качестве запасных частей для ранее ввезенных на таможенную территорию Российской Федерации сертифицированных готовых изделий, при условии представления копий сертификатов соответствия на ранее ввезенные вышеуказанные готовые изделия и подтверждения, что данные запасные части используются при изготовлении готовых изделий и внесены в конструкторскую документацию на изделие, а также обязательства об использовании запасных частей исключительно для комплектации указанных готовых изделий или для их технического обслуживания и ремонта;

- Продукция, ввозимая в качестве проб и образцов для проведения испытаний в целях сертификации;

- Продукция, ввозимая физическими лицами и не предназначенная для производственной или иной коммерческой деятельности (за исключением случаев ввоза сверх установленных стоимостных и количественных квот);

- Продукция, предназначенная для официального пользования представительств иностранных государств и международных межправительственных организаций, а также для их персонала.

Однако, как и во всяком законе или правиле – здесь существует масса исключений и ограничений.

Согласитесь, штудировать немалый объем нормативной базы относительно того или иного товара, особенно если номенклатура продукции вашей компании достаточно велика, дело непростое. Есть два варианта: первый (более затратный финансово, однако и более быстрый) – обратиться в специализированную фирму, которая предоставляет посреднические услуги. Во-первых, вас проконсультируют, относительно того, какая продукция из вашего обширного списка будет включена в отказное письмо, а с какой придется пройти обязательную сертификацию. Во-вторых, работники таких компаний, как правило имеют узкую специализацию, однако знают все нюансы, процедуру, а также имеют личные отношения в разрешительной системе, что позволяет несколько ускорить рассмотрение вопроса. Вторым вариантом, более приемлемым для компаний, которые часто сталкиваются с импортом продукции и ее сертификацией, является введение в штат специалиста, который и будет непосредственно заниматься всеми вопросами согласования и урегулирования спорных вопросов. Неоспоримое преимущество этого варианта в том, что вы сэкономите на услугах сторонних организаций и воспитаете у себя на предприятии грамотного, квалифицированного специалиста.